Boekhouden, hoe doe je dat?!

Een publicatie van Robin Louwerse - Een beter bedrijf Fleximaal.nl

Als je een bedrijf hebt, dan adviseer ik dat je een bankrekening neemt die je alleen voor je bedrijf gebruikt. Dat maakt dat je alles van de zaak op 1 handige rekening hebt staan. Het mooie eraan is dat je saldo op de bank op 1 jan van het jaar en het saldo op 31 dec van dat jaar verklaarbaar is door de transacties die je op de bankrekening hebt staan. Neem dat even als uitgangspunt.

Als je een rekening verstuurd, dan verwacht je (uiteindelijk) geld op de bank. Als je een rekening krijgt, dan verwacht je dat er geld van de bank wordt afgeschreven. Voor elke regel op de bankafschrift (dat heet mutaties) moet je een verantwoording hebben. Bijvoorbeeld een factuur (rekening), of een bonnetje.

Voor iedere bankmutatie kan je de mutatie uitprinten, en daar "niet" je dan de factuur of het bonnetje aan vast, en stop je alles in een map of  klapper. Dat is natuurlijk het proces, maar het is niet erg van deze tijd. Niet milieuvriendelijk en arbeidsintensief.

Daarom hebben wij het digitaal gemaakt, en is het "nietje" virtueel. De combinatie van bankmutatie en factuur wordt digitaal opgeslagen. En dat doe je net zo lang tot alle mutaties op de bank verklaard zijn.

Gefeliciteerd! Nu ben je aan het boekhouden. Maar er moet nog iets gebeuren. We willen in de boekhouding natuurlijk weten hoe de kosten in elkaar zitten. Geef je geld uit aan je telefoon of internet dan zijn dat "communicatie kosten". Geef je geld uit aan printpapier dan zijn dat "kantoorkosten". Zo kunnen we alle inkomsten en uitgaven van je bedrijf onderverdelen in kosten, door ze te "labelen". Ook dat kan je digitaal, en zo verdeel je alle inkomsten en kosten volgens een bepaalde structuur. Die structuur of "schema" mag een bedrijf zelf bepalen. Wat er voor jou handig is.

Het is natuurlijk nog veel handiger als jij hetzelfde schema gebruikt als een ander bedrijf. We spreken dan van een gestandariseerd schema.

Een RGS is een gestandariseerd schema. Als je RGS gebruikt dan boek je alle bankmutaties op dezelfde manier als het bedrijf om de hoek. Dat is vooral heel handig als er een controle moet worden uitgevoerd. En dan werkt het erg tijdbesparend als je de schema's al kent.

De volgende stap klik hier