Zwaar weer, het zal iedere ondernemer overkomen. Maar hoe te handelen bij zwaar weer.

Een publicatie van: drs Jos Faarts

Net als dat je plannen maakt voor een toekomst bij goed weer, verdient het aanbeveling om plannen te maken voor slecht weer. Welke onderdelen van je bedrijf zijn absoluut noodzakelijk? Wie in het bedrijf kan je echt niet missen? Welke apparatuur, machines, installaties zijn onmisbaar? Maak een lijst van deze onderdelen en de onderliggende contracten. Een bedrijfsauto kan bijvoorbeeld lease zijn, een pand kan een hypotheek bevatten. Maak een lijst van alle bedrijfsvitale onderdelen en personen. Verbind een getalwaarde aan de prioriteit binnen de organisatie.

Zorg ook dat je het financieel beheer van de organisatie goed in het oog hebt. Maak een lijst van / draai een lijst uit van alle debiteuren en crediteuren. Voorzie die lijst van een waarschijnlijkheid- en risicofactor. Hoe waarschijnlijk is het dat de debiteur (de klant waar je nog geld van moet ontvangen) zijn rekening op tijd betaald. En hoe groot is het risico dat deze klant in de problemen komt. Een klant die altijd op tijd heeft betaald kan zelf ook in zwaar weer komen. Een risicofactor kan je bepalen door te kijken in welke sectoren de klant actief is.

Een voorbeeld is een uitzendbureau. Achter een uitzendbureau zit vaak veel kapitaal. Een uitzendbureau kan ook snel afschalen in verband met tijdelijke contracten. Wat we hebben gezien in de Corona periode is een uitzendbureau dat veel in hotels, horeca, luchthavens etc actief is. Een waarschijnlijkheidsprofiel geeft aan dat het met deze klant wel goed zit. Een risicoprofiel geeft aan dat je moet oppassen met dit soort klanten. Het risico is dan niet dat deze klant niet op tijd zou betalen, maar meer de kans dat het project / de opdracht doorgang zal vinden of vertraging zal oplopen.

Wanneer het zwaar weer zich aandient is het noodzakelijk om de cashflow goed te beheren. Doe dit niet 5 voor 12. Een goede balans tussen inkomend geld en uitgaand geld is de sleutel tot succes.

Debiteurenbeheer en crediteurenbeheer is niet het zenden en afslaan van incasso en deurwaarders. Goed debiteurenbeheer zorgt dat je met behoud van een goede relatie inzicht krijgt in de kasstromen binnen het bedrijf. Goed crediteurenbeheer zorgt ervoor dat diegene die nog geld van je moet ontvangen het niet op de heupen krijgt. Een goed plan op basis van de cashflow moet goed kunnen voorspellen wanneer de crediteur betaald kan worden. Laat je dan ook niet van de wijs brengen als een andere crediteur je belt en om zijn geld vraagt. Je plaatst iedereen netjes in een wachtrij en houdt de communicatie over betalingen aan jezelf. Jij bent de ondernemer, jij houdt overzicht op de kasstromen, jij geeft aan wie en wanneer geld krijgt.

Uiteraard is communicatie sleutel. Als je iemand iets beloofd dan hou je je er aan. Als je daarvan af moet wijken dan neem je zelf de telefoon en wacht je niet af of die persoon je gaat bellen. En spreek niet de voicemail in en stuur het niet per e-mail of whatsapp. Dit is een persoon tot persoon transactie.

Als je normaal betaalt binnen de betaaltermijn van 1 maand dan kan je de klant bellen en afspreken dat de betaaltermijn 2 maanden moet worden. Je doet dit in onderling overleg. Je betaalt dan ook binnen die 2 maanden.

Een voorbeeld is een fabriek die met zijn leveranciers 60 dagen betaaltermijn heeft afgesproken. Een reorganisatie zorgde ervoor dat deze termijn naar 120 dagen moest. De afdeling belast met deze boodschap heeft een zware taak. Daar tegenover is het gewicht op de weegschaal dat de leverancier na de reorganisatie nog steeds leverancier is. En eerlijk gezegd, er zat niet meer in binnen die periode. Het goed nieuws is dat het allemaal is goedgekomen, en na de reorganisatie de relatie goed is gebleven.

Toch kan het niet altijd lukken. Oorzaken voor het mislukken kunnen zijn dat je al een slecht betaalverleden hebt met de leverancier. Als je bij alle facturen altijd op de herinnering wacht dan kan je niet verwachten dat je slecht nieuws gesprek op veel enthousiasme kan rekenen.

Wees problemen dus voor en wacht het niet af. "Ik hoop dat de klant op tijd betaald" "ik hoop dat die leverancier geen deurwaarder stuurt". Hopen zorgt dat je 5 voor 12 een professional moet inschakelen.

Ben je niet sterk in deze dingen, schakel een expert in. Heb je vragen over dit onderwerp, neem dan vrijblijvend contact met ons op.