Ik merk dat er in de fiscale praktijk nog veel misverstanden leven over mediation. In deze blog leg ik uit wat fiscale mediation precies inhoudt en hoe het in de praktijk succesvol kan werken.

Wat is mediation? Mediation is een gestructureerd proces, waarin de deelnemers onder leiding van een neutrale en onpartijdige mediator op zoek gaan naar gezamenlijk gedragen oplossingen voor kwesties die tussen hen spelen. Als mediator stimuleer ik de deelnemers om de voorliggende kwesties gezamenlijk op te lossen, in plaats van het verdedigen van hun eigen standpunten of het ontkrachten van de standpunten van de ander. Dat vergt meestal een omslag in denken. Een mediator begeleidt de gesprekken en treedt dus niet op als arbiter of adviseur. Door middel van vraagstelling probeer ik samen met de deelnemers te achterhalen wat voor hen belangrijke zaken zijn en hoe die vertaald kunnen worden naar een gezamenlijk gedragen oplossing. Belangrijke kenmerken van mediation Mediation kenmerkt zich kortweg door de rol van de neutrale en onpartijdige mediator, de zelfbeschikking en controle van de deelnemers over de oplossing van hun kwesties, de bereidheid van de deelnemers om zich – zonder daartoe gedwongen te worden – in te spannen voor een gezamenlijk gedragen oplossing, en tot slot de door mediation geboden vertrouwelijke constellatie waarbinnen de deelnemers zich veilig voelen om vrijuit de spreken over de zaken die voor hen belangrijk zijn en over de oplossingsrichtingen waaraan zij denken. De fasen van het mediationproces Het mediationproces verloopt in vaste fasen[1]: Het eerste contact tussen partijen en de mediator. Hierbij gaat het vooral om informatievertrekking over mediation, de vraag of de kwestie zich leent voor mediation en het vinden van (een) geschikt(e) mediator(s). De startfase. Iedere mediation vangt aan met de ondertekening van een mediationovereenkomst, waarmee de mediator en de deelnemers zich committeren aan de spelregels van mediation. Zie voor deze spelregels en de gebruikte modellen van de Mediatorsfederatie Nederland (MfN), die het grootste register van professionele mediators in Nederland voert met ca. 3.000 ingeschreven mediators. De kwaliteit van deze mediators wordt geborgd door verplichte permanente educatie, een driejaarlijkse peer review en een eigen klacht- en tuchtprocedure. Zie voor de gehanteerde overeenkomst en overige documenten https://mfnregister.nl/login-registermediator/condities/. Indien de belastingplichtige onvoldoende fiscaal is onderlegd kan het zinvol zijn dat een belastingadviseur als partijbegeleider optreedt in de mediation. In dat geval tekent de adviseur de mediationovereenkomst ook mee. De inspecteur en/of ontvanger van de Belastingdienst tekent de mediationovereenkomst namens de Belastingdienst. De exploratiefase. Na de ondertekening van de mediationovereenkomst krijgen de deelnemers gelegenheid om de voor hen belangrijke onderwerpen toe te lichten. Die kunnen verder gaan dan de specifieke inhoudelijke (rechts)vraag die er voorligt. De mediator probeert met de deelnemers de grotere context van de kwestie in beeld te krijgen. De oplossingsfase. Wanneer alle gespreksthema’s op tafel liggen wordt er onder leiding van de mediator op brainstorm-achtige wijze gezocht naar oplossingsrichtingen. Zo nodig kunnen vragen worden voorgelegd aan deskundigen, zowel binnen de Belastingdienst (kennisgroepen) als daarbuiten (specialisten). Vervolgens worden de gekozen oplossingsrichtingen uit onderhandeld. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de uitgangspunten in de Harvard-onderhandelingsmethode, waaraan ik graag in een separate blog aandacht besteed. De afrondingsfase. Indien het binnen de mediation tot afspraken komt, dan worden deze vastgelegd in een overeenkomst. Wanneer de afspraken betrekking hebben op de uitleg en toepassing van de wet dan zal de overeenkomst de vorm hebben van een vaststellingsovereenkomst, zoals die ook buiten mediations gebruikelijk zijn in de fiscale praktijk. De deelnemers worden door de mediator in de gelegenheid gesteld om de (vaststellings)overeenkomst voor de ondertekening op juistheid te laten toetsen. De mediation eindigt altijd met een schriftelijke beëindigingsbrief van de mediator, ongeacht of de mediation tot een (vaststellings)overeenkomst heeft geleid. [1]    Ik hanteer hier de fasen zoals beschreven in het boek “Mediation in Belastingzaken” van Booij, Kuiper en Verstege, SDU Uitgevers 2013, ISBN 9789012391832. Andere mediators hanteren soms meerdere afzonderlijke fasen.   De reikwijdte van de geheimhouding Eén van de spelregels van mediation waarvoor in de mediationovereenkomst wordt getekend betreft de geheimhouding van al het geen binnen de mediation wordt uitgewisseld. Deze geheimhouding is bedoeld om de deelnemers de gelegenheid te geven om vrijuit te kunnen spreken, zonder dat bijvoorbeeld besproken gevoeligheden of voorstellen met anderen gedeeld worden. We hebben eerder gezien, dat de mediationovereenkomst namens de Belastingdienst wordt getekend. Dit betekent, dat de geheimhouding zich niet beperkt tot degene die de overeenkomst tekent, maar zich uitstrekt tot de gehele Belastingdienst. Wanneer het gaat over belastinginformatie is dit ook wenselijk voor het functioneren van de Belastingdienst. Indien er persoonlijke zaken worden uitgewisseld kan dit minder wenselijk zijn. In het algemeen wordt dan afgesproken dat de vertegenwoordiger van de Belastingdienst dat soort informatie niet zal delen met collega’s. De overeengekomen geheimhouding ziet niet op informatie waarover de deelnemers al voor de mediation beschikten of hadden kunnen beschikken, waaronder de zelf ingebrachte informatie. Dit aspect maakt de geheimhoudingsplicht in fiscale mediations precair, aangezien de Belastingdienst op basis van art. 47 AWR (alsnog) gericht onderzoek kan doen naar het besprokene in mediation. Dit leidt er mijns inziens toe, dat de geheimhouding in mediation de materiële belastingschuld niet kan verlagen of teniet kan doen gaan. Dat kan ook nooit de bedoeling zijn van mediation. Dat aspect dient de belastingplichtige goed onder ogen te zien. Zowel de mediator als de deelnemers kunnen tussentijds stoppen Zoals gezegd nemen de deelnemers vrijwillig deel aan de mediation. Zowel voor hen als voor de mediator geldt, dat zij tussentijds kunnen stoppen met de mediation als zij daarin geen belang meer zien. Dit kan uitsluitend schriftelijk gebeuren, bij voorkeur gevolgd door een bijeenkomst waarin de deelnemers met elkaar bespreken wat er verder moet gebeuren. Zolang afspraken niet schriftelijk zijn vastgelegd worden deelnemers in mediation niet gebonden aan voorstellen die zij tijdens de mediation hebben gedaan. Ook eventueel tussentijds schriftelijk vastgelegde afspraken zijn alleen geldig, indien daarin uitdrukkelijk is vastgelegd, dat de afspraken bindende werking behouden indien de mediation (tussentijds) wordt beëindigd. Op welk moment in het fiscale proces kun je mediation inzetten? Mediation is op ieder moment in het fiscale proces inzetbaar: in de voorfase voor de aanslagregeling, in de bezwaarfase, maar ook tijdens procedures voor de rechtbank, het gerechtshof en de Hoge Raad. In de praktijk werkt mediation het beste wanneer de kwestie nog niet teveel is gejuridiseerd, dus voordat men naar de rechter gaat. Met name in de voorfase en in de bezwaarfase bestaat nog alle ruimte om informatie en gedachten uit te wisselen en zaken in een bredere context te plaatsen. Mediation kan beschouwd worden als een natuurlijke stap tussen ‘er met elkaar uitkomen’ en de zaak voorleggen aan de rechter. Ook voor kwesties waartegen geen bezwaar of beroep openstaat In mijn blog “Een onafhankelijke derde aan tafel doet soms wonderen” leest u meer over welke zaken zich goed lenen voor mediation, met een checklist die u zelf kunt invullen. Mediation is een flexibel instrument, dat ook inzetbaar is voor zaken waartegen geen bezwaar of beroep openstaat, zoals het aangaan van horizontaal toezicht of in het kader van boekenonderzoeken of vooroverleg.