Een goedlopende onderneming kan door tegenvallende projecten, slecht betalende debiteuren of door een faillissement van een cliënt in een financieel lastig parket terecht komen. De signalen hiervan kunnen zijn dat facturen door afnemers worden betwist, omdat het werk of het project niet naar behoren of conform offerte is afgeleverd, terwijl dat bij de eindverantwoordelijke niet bekend was. Een andere oorzaak kan het wegvallen van een (grote) cliënt zijn door bijvoorbeeld een faillissement of staken van activiteiten waardoor er een deel van de reeds gerealiseerde omzet moet worden afgeschreven ten koste van de liquiditeitspositie. De oorzaken kunnen legio zijn en treden in de praktijk vaak ineens op zonder dat men ze aan ziet komen met alle mogelijke gevolgen van dien. Wat kunt u daar tegen doen?

Hoe ga je als bedrijf om met financiële problemen? In mijn eigen adviespraktijk kom ik geregeld bedrijven tegen met financiële tegenslagen. Belangrijk is om hierover meer duidelijkheid en informatie te geven hoe een en ander in zijn werk kan gaan en vooral hoe je ermee omgaat en waar nodig in kan grijpen. Ook de Belastingdienst is vaak een schuldeiser en wel met een bijzondere positie. Is er bijvoorbeeld uitstel van betaling mogelijk? Het is niet de bedoeling alles tot in de finesses te beschrijven maar meer een indruk te geven wat er in een dergelijke situatie moet gebeuren. Graag doe ik dat aan de hand van een praktijkcasus. Praktijkcasus bedrijf in de problemen door wegvallen grote cliënt Onlangs werd ik geconsulteerd door een zeer goedlopend bedrijf met een prachtig pallet aan cliënten. Het bedrijf werd echter met een plotselinge omzetdaling geconfronteerd, omdat een opdrachtgever haar opdracht aan het bedrijf had ingetrokken. Naderhand is duidelijk geworden dat deze opdrachtgever zelf in zwaar weer verkeerde en vanwege cumulatie van verliezen met haar activiteiten uiteindelijk is gestopt.  Bij het bedrijf zelf was hier niets over bekend omdat dit niet was gecommuniceerd door de opdrachtgever aan het bedrijf. De gevolgen waren echter enorm. In de liquiditeitsprognose, zeg maar de financiële weersverwachting, van het lopende jaar viel een enorm financieel gat vanwege het weggevallen van de begrote omzet over het lopende jaar. Ook de kostenstructuur was gerelateerd aan de omzet in de situatie voor het wegvallen van de omzet van de cliënt die vanuit economisch oogpunt zijn activiteiten plotseling en onvoorzien beëindigde. Het bedrijf is hierdoor in een verliessituatie terechtgekomen waarbij het van belang is te achterhalen waar dit verlies door wordt veroorzaakt. Zo waren de personeelskosten ineens veel te hoog in verhouding tot de te verrichten werkzaamheden voor de te generen omzet. Wat hierbij direct zichtbaar is dat er geschoven wordt met beschikbare financiële middelen, terwijl ondertussen de te betalen belastingen hoog opliepen. Ook de verschillende andere crediteuren begonnen te klagen over het feit dat het bedrijf de openstaande facturen niet betaalde, terwijl de betalingen voorheen wel op tijd plaatsvonden. Van belang is dat alle maatregelen er op gericht zijn het bedrijf weer in de zwarte cijfers terecht te laten komen. Inventarisatie bestaande situatie bedrijf en te nemen stappen Allereerst  moet een inventarisatie plaatsvinden, en waarbij een aantal zaken direct van belang zijn: Het voeren van een doeltreffend crediteuren beleid Afbouwen personeelsbestand Beoordelen van het onderhandenwerk Het onderzoeken van de acquisitie pijplijn Het voeren van een doeltreffend crediteurenbeleid Het crediteurenbeleid bestaat uit het in kaart brengen van de crediteuren en contact zoeken  met deze crediteuren. De communicatie is van enorm belang omdat deze crediteuren, waaronder ook leveranciers niet begrijpen waarom hun facturen langer dan normaal of veel te lang openstaan. Het risico bestaat dat bepaalde crediteuren al een incassobureau hebben ingeschakeld om hun vorderingen bij het bedrijf te incasseren, zeker als te lang hiermee wordt gewacht. In mijn praktijkcase is bij de inventarisatie van de crediteuren aan het licht gekomen dat twee van hen hun vorderingen bij hetzelfde incassobureau hebben ondergebracht. Vervolgens heeft de leidinggevende na een gedegen instructie contact gezocht met het incassobureau om aan te geven dat de ‘kleinste’ factuur direct zou worden betaald. Uit het telefonisch contact kwam echter naar voren dat het incassobureau er de voorkeur aangaf dat de twee crediteuren ponds ponds gewijs zouden worden betaald en niet één voor het gehele bedrag. Prima, ook een oplossing! De telefonisch afgestemde betalingsregeling is vervolgens schriftelijk bevestigd en tot stand gebracht. Immers twee crediteuren bij hetzelfde incassobureau kunnen in beginsel (vordering plus steunvordering) samen het faillissement van het bedrijf aanvragen. Echter door de betalingsregeling is er geen sprake meer van ophouden met betalen wat een vereiste is voor een faillissement. Alle crediteuren van het bedrijf zijn vervolgens benaderd en betalingsregelingen aangeboden, die tevens schriftelijk zijn vastgelegd in een overeenkomst. Verzoek om betalingsregeling voor belastingschulden Ook de belastingdienst maakt onderdeel uit van de crediteuren, zij het dat deze een bijzondere positie innemen. De belastingschuld is in casu goed in kaart gebracht en er moet beoordeeld worden wat de mogelijkheden zijn voor een betalingsregeling. Ook zal er een herziene omzet- en liquiditeitsbegroting opgesteld dienen te worden waaruit de mogelijkheden dienaangaande naar voren komen. Ook  is er een passende brief aan de  belastingdienst verzonden met daarin een gemotiveerd en cijfermatig onderbouwd verzoek voor een betalingsregeling. Afbouwen personeelsbestand Het personeelsbestand zal in kaart gebracht moeten worden ten aanzien van vaste en tijdelijke contracten. De leidinggevende van het bedrijf wil weten welke functies door het wegvallen van de omzet feitelijk overtallig zijn en afvloeiingsplannen laten opstellen. Op dit gebied zijn er door het bedrijf diverse saneringsslagen gemaakt om het personeelsbestand aan de nieuwe lagere omzet aan te passen en de loonkosten te verminderen. Hierbij spelen vanzelfsprekend mogelijke transitievergoedingen een rol. Beoordelen van het onderhanden werk Het onderhanden werk zal ook onderwerp van onderzoek zijn. Hierbij is het van belang welke omzet ’hard’ is en welk deel bestaat uit indirecte en niet declarabele uren. In dit kader is van belang om te weten of projecturen worden overschreden of dat er bijvoorbeeld al werkzaamheden worden verricht terwijl er nog geen getekende opdracht is afgegeven. Het onderzoeken van de acquisitie pijplijn Dit betreft het traject van de prospects tot opdrachten. Hierbij is het van belang of er een procedure binnen het bedrijf is met een bepaalde doorlooptijd en ijkpunten ten aanzien van het proces. Uiteindelijk moeten er “harde” opdrachten  tevoorschijn komen die bijdragen aan het opwaartse resultaat. Ook voor het verkrijgen van een betalingsregeling met de belastingdienst is het van belang dat er aantoonbare inspanningen zijn en worden verricht om nieuwe cliënten binnen te halen. In de geprognotiseerde omzet zal er onderaan de streep een positief resultaat na alle saneringen te zien moeten zijn. Overige mogelijkheden ter verkrijging van liquiditeiten Ook is het zaak om te kijken of er andere mogelijkheden zijn om liquiditeiten vrij te maken, ter betaling van de meest urgente schulden. Een dochtermaatschappij kan bijvoorbeeld worden verkocht. Ter financiering van het verlies is ook een kapitaalinjectie vanuit de eigen holding denkbaar door de DGA of een andere investeerder. Conclusie Uit het bovenstaande komt naar voren dat er vele stappen gezet moeten worden en er diverse alternatieven zijn, afhankelijk van de concrete situatie bij het bedrijf. Het is van groot belang bij deze stappen heel bedachtzaam te werk te gaan. Het doel is de situatie te kunnen kantelen en ten positieve te kunnen draaien. Heeft u in uw relatienetwerk cliënten die zich in deze situatie bevinden met opgelopen schulden aan de belastingdienst, neem dan gerust vrijblijvend contact op.