De Europese douanewetgeving biedt aan bedrijven de mogelijkheid om de status van "geautoriseerde marktdeelnemer" te verkrijgen, in douanejargon de zogenoemde “AEO-status”. Deze status levert in de praktijk de nodige voordelen op. Zo is het vervullen van douaneformaliteiten vereenvoudigd en controleert de douane minder vaak bij de invoer van goederen.

Voorwaarden verkrijging AEO-status Om de AEO-status te verkrijgen (en behouden) dient  aan (strenge) voorwaarden te worden voldaan en vindt tussentijds toetsing door de douane plaats. Zo is een voorwaarde dat het bedrijf geen ernstige of herhaalde overtredingen van de douanewetgeving en belastingvoorschriften heeft begaan en er geen sprake is van een strafblad voor zware misdrijven. De douane vraagt, om dit te controleren, van de bij het bedrijf betrokken personen allerlei nadere gegevens op, zoals onder meer de fiscale identificatienummers van de betrokken personen. Het Hof van Justitie (EU) heeft op 16 januari 2019, nr. C 496/17 (Deutsche Post) een voor de praktijk belangrijk arrest gewezen. Belangrijk, omdat in dat arrest de kring van personen van wie gegevens mogen worden opgevraagd wordt afgebakend. Achtergrond arrest HvJ EU van 16 januari 2019 Deutsche Post moest op verzoek van de Duitse douane de gegevens van een groot aantal personen verstrekken om de AEO-vergunning van het bedrijf te controleren. Zo moest zij onder meer opgave doen van de leden van de raden van advies, van de raad van commissarissen, de voornaamste leidinggevenden en de personen die verantwoordelijk zijn voor douanezaken en de personen die de douanezaken behandelen. Aanvullend eiste de Duitse douane dat Deutsche Post van deze personen de fiscale identificatienummers (in Nederland: BSN-nummers) zou verstrekken én de gegevens van de voor hen bevoegde belastingkantoren. Met deze gegevens zou de douane vervolgens bij de diverse belastingkantoren navraag kunnen doen naar eventuele ernstige en herhaalde overtredingen van belastingvoorschriften door deze personen. Deutsche Post had ernstige bezwaren tegen deze informatieverstrekking. In de procedure bij de Duitse rechter stelde Deutsche Post dat de kring van personen van wie informatie werd opgevraagd uitgebreider is dan de kring van personen die wordt genoemd in de Europese douanewetgeving, te weten in artikel  24, lid 1, Uvo. DWU (Uitvoeringsverordening Douanewetboek van de Unie). Daarnaast bracht zij naar voren dat een deel van de medewerkers, omwille van de privacy, geen toestemming wilde geven om hun fiscale identificatienummer aan de douane door te geven. De Duitse rechter heeft vervolgens prejudiciële vragen aan het HvJ EU gesteld over de uitleg van artikel 24 Uvo. DWU en de gestelde eis om fiscale identificatienummers van betrokken personen door te geven. Aanvraag AEO-status volgens douanewetgeving Voor de aanvraag en de tussentijdse toets van de AEO-status is het van belang dat de aanvrager / rechtspersoon geen ernstige of herhaalde overtredingen van de douanewetgeving en belastingvoorschriften heeft begaan en geen strafblad met zware misdrijven in verband met de economische activiteit heeft. In artikel 24 Uvo. DWU is vervolgens nader uitgewerkt wanneer de aanvrager / rechtspersoon geacht wordt aan deze criteria te voldoen. Zo wordt de aanvrager geacht te voldoen aan deze criteria wanneer de rechtspersoon zelf, de persoon die voor de rechtspersoon verantwoordelijk is, of de persoon die zeggenschap heeft over de leiding van het bedrijf en de werknemer die verantwoordelijk is voor de douanezaken, in de drie jaar voorafgaande aan de aanvraag geen ernstige of herhaalde overtredingen van de douanewetgeving en belastingvoorschriften heeft begaan en geen strafblad met zware misdrijven in verband met de economische activiteit heeft gehad. De Europese wetgever heeft, speciaal met het oog op de aanvraag (en de tussentijdse toets) van de AEO-status, een invulformulier in het leven geroepen met daarbij een toelichting en invulinstructies (bijlage 6 bij Overgangsverordening EU 2016/341). Uit deze instructie volgt van welke personen gegevens moeten worden verstrekt. Het gaat hier om een (veel) uitgebreidere kring van personen dan de personen genoemd in artikel 24 Uvo. DWU. Het gaat dan (o.a.) om de volgende personen: de (voornaamste) eigenaren/aandeelhouders, de medewerker die verantwoordelijk is voor douanezaken, de namen van de voornaamste medewerkers van de onderneming (directeuren, afdelingschefs, hoofd van de boekhouding, hoofd van de afdeling douanezaken enz.) en de naam van medewerkers met een bijzondere douane-expertise binnen de organisatie. HvJ EU begrenst kring van personen Het HvJ EU heeft geoordeeld dat uitsluitend gegevens mogen worden opgevraagd van de personen genoemd in artikel 24 Uvo. DWU. Deze bepaling heeft dus uitdrukkelijk geen betrekking op leden van raden van advies en raden van commissarissen van een rechtspersoon, de afdelingschefs (behalve wanneer zij verantwoordelijk zijn voor douanezaken van de aanvrager), hoofden van de boekhouding en de personen belast met de behandeling van douanezaken zoals uit bovengenoemde instructie blijkt. Voor algemeen directeuren geldt dat deze alleen onder deze bepaling vallen indien zij de verantwoordelijken van de aanvrager zijn of zeggenschap hebben over de leiding van het bedrijf. Wel kunnen, aldus het Hof, meerdere personen binnen een onderneming verantwoordelijk  zijn voor de aanvrager of samen zeggenschap hebben over de leiding, of meerdere personen verantwoordelijk zijn voor de douanezaken van de onderneming. Wel acht het Hof het geoorloofd dat de Duitse douane de fiscale identificatienummers en bijbehorende belastingkantoren van de betreffende personen opvraagt. Een identificatienummer is weliswaar een persoonsgegeven en mag alleen worden verzameld voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden (Richtlijn 95/46 en Verordening (EU) 2016/679), maar daar wordt volgens het Hof in dit geval aan voldaan. Voor het toekennen van de AEO-status moeten de douaneautoriteiten namelijk ook kunnen beschikken over informatie over de betrouwbaarheid van de in art. 24 Uvo. DWU genoemde natuurlijke personen bij de naleving van de douanewetgeving en belastingvoorschriften. Het verwerken van de gegevens van deze personen is dan ook een toereikende en ter zake dienende maatregel om na te gaan of geen van deze personen een van de genoemde overtredingen heeft begaan. Conclusie Dit is een belangrijk arrest voor de praktijk. Het HvJ EU vindt het voor de AEO-toets geoorloofd dat de douane van bij het bedrijf betrokken personen het fiscale identificatienummer (en bijbehorende belastingkantoor) opvraagt, maar dan uitsluitend voor de kring van personen zoals genoemd in artikel 24 Uvo. DWU. Voor een uitbreiding van de kring van personen zoals uit het aanvraagformulier en de invulinstructie volgt, bestaat dus geen rechtvaardiging. Heeft u vragen naar aanleiding van dit nieuwsbericht? Neem dan gerust contact met mij op of met mijn collega mr. Roelof Vos (advocaat Hertoghs advocaten, gespecialiseerd in indirecte belastingen).