Controleaanpak Belastingdienst en steekproeven

Belastingdienst verwijst bij discussies over controle-aanpak naar CAB en Handboek Controle

De belastingdienst heeft in 2013 tegelijkertijd met de nieuwe ‘Leidraad Toezicht Grote Ondernemingen’ de ‘controleaanpak belastingdienst’ (CAB) gepubliceerd. Hierin wordt duidelijk de voorkeur uitgesproken voor statistische steekproeven. Niet alleen als controlemiddel, maar ook als instrument waarmee organisaties zichzelf kunnen monitoren. Steekproeven worden ingezet om zowel fiscaaltechnische onderzoeken op bijvoorbeeld aangiften btw uit te voeren als om de kwaliteit van de fiscale processen en beheersmaatregelen (het ‘Tax Control Framework’) te beoordelen. In discussies met de belastingdienst over de controle- en steekproefaanpak wordt altijd verwezen naar de CAB en de afgelopen jaren ook steeds vaker naar het Handboek Controle. De Douane maakt bij de uitoefening van haar toezicht ook gebruik van dezelfde aanpak volgens de controleaanpak douane.

Controleaanpak wordt regelmatig bijgesteld via interne richtlijnen

De belastingdienst heeft in 2013 het Handboek Controle intern gepubliceerd, dat dankzij een WOB-verzoek begin 2017 openbaar toegankelijk is. In het voorwoord van het handboek uit najaar 2016 schrijven de auteurs: “Is het Handboek Controle nu af? Voor dit moment wel: er ligt een robuust document met een goede samenhang met de CAB-notitie enerzijds en met de werkprogramma’s in het electronisch controledossier en met overige voorschriften anderzijds. Tegelijkertijd is er het besef dat ons Handboek bij de tijd moet blijven, ook in de dynamische wereld van nu en de nabije toekomst.  De ontwikkelingen op het gebied van formeel fiscaal recht, controletechniek en data- en informatietechnologie gebieden ons alert te blijven. Daarom hebben we de ambitie om gewenste aanpassingen sneller te valideren en door te voeren in plaats van eens in de zoveel jaar.” Hieruit mag je opmaken dat de belastingdienst op basis van ‘best practice’ haar controleaanpak regelmatig bijstelt. Dit geldt zowel voor de algemene aanpak van de controle door de controlemedewerker als voor de EDP-auditor. Voor de EDP-auditor ligt hierbij vooral de nadruk op complexe statistical audit vraagstukken over bijvoorbeeld controletolerantie, subsampling, reduceren van de steekproefomvang, foutevaluatie en extrapolatie bij steekproefonderzoeken. Handboek Controle versie 2018 is gelukkig gewoon te downloaden via de website van de belastingdienst. Als je zoekt naar het woord steekproef in dit Handboek dan blijkt het 125 keer voor te komen.

Ga in overleg met de belastingdienst over hun controleaanpak

In de opzet, uitvoering en evaluatie van haar steekproefonderzoeken in de dagelijkse praktijk zien wij welke kant de belastingdienst op beweegt met haar controleaanpak, met name als het om de opzet, uitvoering en evaluatie van de steekproeven gaat. De belastingdienst maakt er ook geen geheim van dat de wijzigingen in haar aanpak gebaseerd zijn op al dan niet recent verschenen interne ‘best practice’ richtlijnen. Overigens dient te worden opgemerkt dat het handboek Controle en de interne circulaires en richtlijnen niet alleen de aanpak ondersteunen voor de controlemedewerker, maar in de praktijk blijkt dat dit vaak ook een positieve uitwerking heeft op de aanpak en evaluatie van het steekproefonderzoek voor belastingplichtige. Wij raden daarom ook aan al vanaf de aankondiging van het boekenonderzoek in overleg te gaan met de controlemedewerker en EDP-auditor over de te verwachten controleaanpak en welke rol steekproeven zullen spelen bij de beoordeling van de aangiften.

Wat volgens ons tijdens zo’n voorbespreking in ieder geval altijd aan de orde zou moeten komen is volgens ons:

• de scope van het onderzoek en/of onder welke voorwaarden sprake zal zijn van extrapolatie naar andere tijdvakken;
• welke materialiteit zal worden toegepast voor de entiteit en hoe dat zich vertaalt naar de verschillende administraties en deelonderzoeken;
• onder welke voorwaarden het vooronderzoek tot reductie van het gegevensgerichte onderzoek kan leiden, bijvoorbeeld door gebruik te maken van een dual purpose test  voor bepaalde onderdelen van de administratie. In dat geval wordt de voorinformatie getoetst door naast de fiscaaltechnische juistheid ook de adequate werking van interne beheersingsmaatregelen te beoordelen;
• wat de gevolgen van de inrichting van de administratie zijn voor het onderzoek;
• op welke wijze sub sampling zal worden toegepast bij verdichting van mutaties in de administratie. Hierbij is het van belang dat de belastingdienst kan vaststellen hoe de onderliggende administratie is geordend;
• onder welke voorwaarden gebruik gemaakt kan worden van verrekening van fouten in voor- en nadeel van de belastingdienst;
• welk feitencomplex zal worden opgevraagd van de getrokken posten en hoe zal worden omgegaan met eventuele omissies;
• hoe de belastingdienst de steekproef zal evalueren en op welk manier tegenbewijs kan worden geleverd;
• hoe om te gaan met bijzondere posten, waaronder leasefacturen, en of bepaalde onderwerpen buiten de steekproef om geëvalueerd mogen worden.

In onze seminars besteden wij veel aandacht aan de opzet, uitvoering en evaluatie van een steekproef. Kijk in onze agenda voor meer informatie.

Heeft de belastingdienst een controle aangekondigd of heeft u een geschil over de controleaanpak, neem dan contact met mij op om vrijblijvend te sparren over de mogelijkheden.