Na jaren van gesprekken en onderhandelingen tussen de Europese Commissie en haar lidstaten, het steeds weer niet halen van gestelde deadlines, is het eindelijk zo ver: Het UBO-register is per 27 september 2020 in Nederland ‘live’ gegaan. Dit register heeft verregaande consequenties voor veel natuurlijke personen met een zogenoemd uiteindelijk belang in een entiteit. In deze bijdrage wil ik u meenemen waarom er een UBO-register in het leven is geroepen, voor wie dit register bestemd is en welke inbreuken dit oplevert, maar ook op welke wijze de UBO ingeschreven dient te worden.

Vanaf 27 september 2020 worden natuurlijke personen met een uiteindelijk belang van meer dan 25% in privaatrechtelijke entiteiten (hierna: entiteiten) verplicht zich te registeren in het UBO-register, dit op straffe van een fikse boete of zelfs een gevangenisstraf!

Achtergrond UBO-register

Het UBO-register komt voort uit Europese regelgeving en is Nederlandse wetgeving geworden (Implementatiewet registratie uiteindelijk belanghebbenden van vennootschappen en andere juridische entiteiten) met als doel terrorismefinanciering en witwaspraktijken tegen te gaan, denkt u hierbij bijvoorbeeld aan de zogenoemde ‘Panama Papers’, ‘Luxemburg Leaks’ etc. De Europese Commissie heeft het daarom nodig geacht vergaande maatregelen te treffen, waaronder de introductie van het UBO-register, waarbij niet alleen bevoegde autoriteiten en toezichthouders, maar ook voor iedereen transparant wordt wie de privépersonen zijn achter entiteiten.

Entiteiten

De registratieplicht geldt voor de volgende in Nederland opgerichte entiteiten:

• B.V.
• Niet beursgenoteerde N.V.
• Stichting
• Formele vereniging
• Informele vereniging
• Personenvennootschappen (v.o.f., C.V., maatschap)
• Coöperatie
• Onderlinge waarborgmaatschappij
• Europese Vennootschap
• Europese Coöperatieve Vennootschap

Hieruit volgt dat buitenlandse ondernemingen of buitenlandse rechtspersonen met een onderneming in Nederland uitgezonderd zijn van de registratieplicht.

De registratieverplichting geldt dus niet voor eenmanszaken, beursgenoteerde N.V. ’s en hun 100% dochters, informele verenigen zonder onderneming, VvE’s, publiekrechtelijke rechtspersonen en bepaalde historische rechtspersonen.

UBO: Uiteindelijk belanghebbende

De UBO is een natuurlijke persoon die (in)direct eigenaar is van óf zeggenschap heeft over een van de hiervoor genoemde entiteiten.

Voor vennootschappen betekent dit:

• Direct of indirect belang van meer dan 25% door middel van (toonder) aandelen of stemrechten of recht op uitkering uit het vermogen van de vennootschap;
• Direct of indirect hebben van meer dan 25% van andere middelen, denk bijvoorbeeld hetgeen is bepaald in een aandeelhoudersovereenkomst.

Voor de Vereniging, OWM, Coöperatie, Stichting of Personenvennootschap is dit iets anders:

• Direct of indirect belang van meer dan 25% recht op uitkering uit het vermogen of stemrechten bij wijziging;
• Feitelijke zeggenschap.

Het kan zijn dat op basis van bovenstaande er geen UBO te ontwaren is dan wel twijfel bestaat welke natuurlijke personen als UBO kwalificeren. In dat geval bestaat er een zogenoemde ‘terugvaloptie’. Deze kan worden toegepast na uitputting van alle mogelijke middelen en op voorwaarde dat er geen gronden voor verdenking bestaan. In dat geval geldt de persoon (of personen) die behoort (behoren) tot het hoger leidinggevend personeel of  de statutaire bestuurder(s).

Gegevens: openbaar vs. niet openbaar

In het UBO-register wordt veel informatie opgenomen over de UBO. Een deel is openbaar en een deel is niet-openbaar. Het openbare deel van het register is tegen betaling voor iedereen zichtbaar en dat zijn de volgende gegevens:

• Voor- en achternaam
• Geboortemaand en -jaar
• Nationaliteit
• Woonland
• De aard en omvang van het economisch belang (25%-50% / 50% - 75% / 75% - 100%).

In het niet-openbare deel van het register is naast bovenstaande nog opgenomen:

• Geboortedag
• Geboorteplaats
• Geboorteland
• Woonadres
• BSN
• Afschriften waaruit het UBO-schap blijkt. Denk hierbij aan aandeelhoudersregister, oprichtingsakte etc.

Deze informatie kan alleen worden benaderd door daartoe aangewezen bevoegde autoriteiten, zoals:

DNB, AFM, BFT, minister van Financiën, Belastingdienst (Bureau Economische Handhaving), FIOD, Douane, Nationale Politie, Openbaar Ministerie, AIVD, Dienst Justis, Bureau BiBob, MIVD, Koninklijke Marechaussee en de Rijksrecherche.

Wanneer

De UBO’s van nieuwe entiteiten dienen per 27 september 2020 binnen een termijn van een week te zijn geregistreerd. De UBO’s van reeds bestaande entiteiten hebben vanaf 27 september 2020 18 maanden de tijd om zich te registeren, dus uiterlijk tot 26 maart 2022. Daar blijft het echter niet bij, er geldt namelijk ook een terugmeldverplichting. Deze verplichting geldt voor WWFT-instellingen zoals bijvoorbeeld de bank, accountant of notaris.  Zij dienen in het kader van hun cliëntenonderzoek de UBO’s te verifiëren en zij mogen niet slechts afgaan op de informatie uit het UBO-register. Wanneer daarbij een afwijking wordt geconstateerd, dan dient de desbetreffende WWFT-instelling hiervan melding te doen bij de KvK.

Sancties

De statutaire bestuurder van een entiteit is verplicht om de registratie van de UBO te verzorgen. Daarnaast is zij verplicht wijzigingen in het UBO-schap binnen een termijn van een week bij de KvK te melden. Handhaving geschiedt zowel bestuursrechtelijk als strafrechtelijk. Wanneer een UBO niet of niet tijdig wordt geregistreerd of een wijziging wordt niet tijdig geregistreerd, dan zijn de volgende straffen mogelijk:

• Een hechtenis van maximaal zes maanden; of
• Een taakstraf; of
• Een geldboete van maximaal € 21.750 (per entiteit).

Privacy waarborgen

Bij de totstandkoming van deze registratieverplichting is in het EU-parlement, maar ook in de Tweede Kamer grotendeels voorbij gegaan aan de vraag hoe deze openbare vorm zich verhoudt tot de privacy van degenen die worden geregistreerd. De vereiste toets of de inbreuk op het recht op privacy gerechtvaardigd is, is niet adequaat uitgevoerd.  De komende jaren zal duidelijk worden of de invoering van het UBO-register daadwerkelijk heeft bijgedragen in de bestrijding van economische criminaliteit wat een schending van privacy waarborgen rechtvaardigt. Wij hebben zo onze twijfels.

Door wie wordt registratie gedaan?

Bestaande organisaties schrijven hun UBO(‘s) in via een online UBO-opgave. Startende organisaties schrijven hun UBO(‘s) in via de notaris met behulp van UBO-formulieren.

De gegevens die benodigd zijn voor de inschrijving zijn:

• DigiD van de UBO;
• IBAN (rekeningnummer op naam van tekeningbevoegde, voor het doen van een 1-centbetaling);
• Gegevens van de UBO;
• Documenten bij belang van UBO’s (denk bijvoorbeeld aan aandeelhoudersregister of akte van oprichting);
• Kopie geldig legitimatiebewijs met onherkenbare foto (A4 formaat).

Heeft u nog vragen of heeft u hulp nodig bij het inschrijven van UBO’s in het UBO-register. Neem gerust vrijblijvend contact met ons op.