Met ingang van 8 juli 2020 zorgt de ‘Implementatiewet registratie uiteindelijk belanghebbenden van vennootschappen en andere juridische entiteiten’ voor meerdere nieuwe registratieplichten. De belangrijkste is een registratieplicht voor ‘uiteindelijke belanghebbenden’. Van een ‘Ultimate Beneficial Owner’ of ‘UBO’ is in ieder geval sprake wanneer een natuurlijk persoon een direct of indirect eigendoms- of zeggenschapsbelang heeft van meer dan 25% in een kwalificerende rechtsvorm. Ook stichtingen en stichtingsbestuurders worden door deze UBO-wetgeving geraakt. Naast de verplichting de UBO(‘s) voortaan extern te registreren, kennen stichtingen sinds de invoering van de UBO-wetgeving óók een nieuwe verplichting om in de administratie een ‘intern uitkeringenregister’ te voeren.

Allereerst gaat aandacht uit naar het belang van het externe UBO-register voor stichtingen, nu die wetgeving de grond vormt voor het interne uitkeringenregister. Vervolgens wordt meer diepgaand ingegaan op het belang en de inhoud van het interne uitkeringenregister én de kwalificerende uitkeringen door stichtingen. De sancties die aan de orde kunnen zijn wanneer niet aan de wetgeving wordt voldaan, komt daarbij ook aan bod, evenals de controle en handhaving van de regelgeving. Tot slot volgt een verkenning van de potentiële gevolgen van een onjuiste toepassing van de verplichtingen door de stichting. Verplichting tot UBO-registratie: óók voor stichtingen Bij stichtingen is op basis van de hoofdregels van UBO-wetgeving gebruikelijk geen UBO aan te wijzen. Bij stichtingen is een eigendoms- of zeggenschapsbelang van meer dan 25% vaak niet aanwezig, gezien de juridische aard van deze rechtsvorm. Toch zal ook bij stichtingen sprake zijn van (pseudo)UBO’s. Wanneer op basis van de hoofdregel geen UBO kan worden onderkend, dient een zogeheten ‘pseudo’- of ‘quasi’-UBO te worden aangemerkt. Bij stichtingen kwalificeert veelal het voltallige statutaire bestuur als pseudo-UBO. Bij stichtingen is in ieder geval sprake van een UBO wanneer een stichting een uitkering doet aan een begunstigde die groter is dan 25% van ‘het voor uitkering vatbare deel’ van haar vermogen. Wat daaronder precies te begrijpen is, kan per stichting én per jaar verschillen. Het is daarmee mogelijk dat een begunstigde slechts in één jaar kwalificeert als UBO van een stichting. Evenals andere kwalificerende rechtsvormen kennen ook stichtingen sinds kort de verplichting om een doorlopende actuele registratie te voeren van hun (pseudo-)UBO’s. Eventuele wijzigingen voeren zij door in het (externe) UBO-register, in beheer bij de Kamer van Koophandel. Naast de algemene UBO-registratieplicht geldt specifiek voor stichtingen sinds 8 juli 2020 een aanvullende interne registratieplicht. Met ingang van deze datum hebben zij op grond van het Burgerlijk Wetboek de verplichting om uitkeringen gedaan aan derden bij te houden in een intern register. Zie hiervoor het Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden, 232, Besluit van 3 juli 2020 tot vaststelling van het tijdstip van inwerkingtreding van de Implementatiewet registratie uiteindelijk belanghebbenden van vennootschappen en andere juridische entiteiten. Het betreft uitkeringen van een omvang kleiner dan 25% van het voor ‘uitkering vatbare vermogen’ van de stichting. Hierin onderscheiden stichtingen zich van andere rechtsvormen die immers enkel extern hun (pseudo)UBO’s moeten registreren. Inhoud van het interne uitkeringenregister De verplichting tot het bijhouden van een intern uitkeringenregister is opgenomen in het Burgerlijk Wetboek (hierna BW) onder artikel 2:290. Uit deze bepaling blijkt dat het bestuur van de stichting een register moet bijhouden waarin de namen en adressen van alle personen worden opgenomen aan wie een uitkering is gedaan. Hierbij gaat het om uitkeringen die niet meer bedragen dan 25% van het ‘voor uitkering vatbare bedrag’ in een bepaald boekjaar. Daarnaast moet ook het bedrag van de uitkering en de datum waarop deze uitkering is gedaan worden vermeld in het register. In lid 2 van artikel 2:290 BW wordt vervolgens aangegeven dat het register regelmatig moet worden bijgehouden. Deze nieuwe verplichting roept praktisch nogal wat vragen op. Het lijkt immers nagenoeg ondoenlijk om iedere uitkering als zodanig afzonderlijk te registreren. Zeker van uitkeringen niet in geld maar in natura, en bij uitkeringen van geringe waarde zijn uitdagingen te voorzien. Tijdens de parlementaire behandeling van het wetsvoorstel is over dit aspect niet gesproken. Daarmee blijft het bijvoorbeeld de vraag of onderwijs- en zorginstellingen in de rechtsvorm van een stichting hun leerlingen of patiënten uitkeringen doen in natura. En verricht een gesubsidieerde culturele instelling kwalificerende uitkeringen in natura aan bezoekers van een evenement, als dat evenement een lagere toegangsprijs kent dan de kostprijs? Van de begunstigden in voornoemde situaties beschikt de stichting wellicht nog over de namen en adressen. In veel gevallen zal dat ook illusoir zijn: zo blijven de begunstigden van een ideële stichting gebruikelijk anoniem wanneer zij bij natuurrampen noodhulp verleend krijgen in de vorm van voedsel, drinkwater, medicatie en onderdak.   De parlementaire geschiedenis van de wetgeving maakt duidelijk dat in het interne uitkeringenregister enkel uitkeringen vermeld hoeven worden voor zover deze door de stichting reeds geadministreerd zijn op grond van artikel 2:10 BW. De nieuwe wetgeving zou daarmee geen aanvullende administratieve lasten voor de stichting met zich brengen. De ideële stichting in voornoemd voorbeeld hoeft daarmee van de begunstigde slachtoffers van de natuurramp voortaan niet de namen en adressen op te vragen. Krijgen individuele slachtoffers echter geen hulp in natura maar genieten zij hulp in de vorm van een uitkering in geld, dan kan mogelijk wél worden verwacht dat de stichting daarvan op grond van artikel 2:10 BW een vastlegging in de administratie doorvoert. Registratie in het uitkeringenregister met naam en adres van de begunstigde lijkt dan opportuun. Nog meer vragen Veel vragen blijven nog onbeantwoord. Wat te denken van een stichting de in enig (boek)jaar meerdere uitkeringen doet aan dezelfde persoon? Het lijkt logisch om de geldelijke waarde daarvan bij elkaar te tellen, ook om de 25%-registratiedrempel van het register te bewaken. Maar hoe beschouwt de stichting daarbij meerdere schenkingen in één boekjaar aan fiscaal partners? En (hoe) moet de stichting daarvan kennis hebben? De omvang van een uitkering Een uitkering kent een absolute omvang maar ook een relatieve omvang. Of een begunstigde méér dan 25% van het voor uitkering vatbare deel van het vermogen heeft ontvangen kan een stichting vaak pas beoordelen nadat zij jaarstukken over het voorafgaande (boek)jaar heeft opgemaakt. Het is denkbaar dat stichtingen in de praktijk tevoren een inschatting moeten maken van de totale omvang van hetgeen zij in enig boekjaar gaan uitkeren. Bij bancair verrichtte uitkeringen is het uitkeringenregister periodiek achteraf allicht nog vorm te geven en te actualiseren, maar bij contante uitkeringen of uitkeringen in natura lijkt dit praktisch snel (te) complex. Het monitoren van de relatieve omvang én de begunstigde(n) van de uitkeringen blijft evenwel vereist; zowel voor een correcte externe registratie van de UBO’s van de stichting, als ook een correcte interne registratie van in omvang kleinere uitkeringen. Daarbij dient naar mijn idee ook aandacht uit te gaan de verschijningsvorm van de uitkering. Regulier zal die kunnen plaatsvinden in de vorm van geld (giraal of contant), ofwel in natura (fysieke goederen). Bedenk evenwel dat ook in dienstbetoon of in de levering van goederen tussen de stichting en begunstigde (vice versa) een uitkering kan schuilen wanneer daarbij onzakelijke (ongelijkwaardige) voorwaarden spelen. Dergelijke transacties zijn niet van het uitkeringsbegrip uitgezonderd, maar wanneer en hoe deze geregistreerd moeten worden in het uitkeringenregister blijft vooralsnog een vraag. Tot een hogere administratieve last voor de stichting zou dit alles niet moeten leiden, aldus de wetgever. Het interne uitkeringenregister betreft immers een nadere specificering van de reeds bestaande verplichting voor de stichting om een zodanig correcte administratie te voeren dat daaruit te allen tijde de rechten en plichten van de stichting kunnen worden opgemaakt. In aanvulling op die reeds bestaande verplichting, leidt het interne register er toe dat de informatie daaruit voor instanties eenvoudiger en sneller toegankelijk is. De eis dat het register regelmatig wordt bijgehouden door het stichtingsbestuur waarborgt dat het register recente en dus actuele informatie bevat. Naar de aard van de verplichting het register in te richten én actueel te houden, kan hieruit voor de stichting mijns inziens praktisch niet anders dan een extra (administratieve) last opkomen. Zo moet de stichting inmiddels wel degelijk controleren of daadwerkelijk alle verplichte naam en adresgegevens van begunstigden in haar (uitkeringen)administratie aanwezig zijn. Daarnaast dienen de uitkeringen ook apart en centraal te worden geregistreerd, in aanvulling dus op hetgeen aan informatie reeds elders in de administratie gedocumenteerd is. Uitgezonderde stichtingen De stichting wordt als rechtsvorm gebruikt voor vele doeleinden. Frequent als doelvermogen in een non-profit omgeving vanuit ideële drijfveren voor het algemeen belang, maar ook voor meer particuliere doeleinden van bepaalde (rechts)personen of families. De nieuwe wetgeving raakt in beginsel alle verschijnings- en gebruiksvormen van de stichting. Derhalve óók veel voorkomende vormen zoals overheidsstichtingen, de ‘stichting derdengelden’ of een stichting administratiekantoor (‘STAK’), en ongeacht het gebruik van de stichting in gereguleerde sectoren, zoals volkshuisvesting, pensioenfondsen, onderwijs en zorg. Ook de fiscale status van de stichting speelt geen rol. Het wél of niet omzet- of vennootschapsbelastingplichtig zijn, of erkenning door de Belastingdienst als Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI) of Sociaal Belang Behartigende Instelling (SBBI) is van geen belang in relatie tot het uitkeringenregister van de stichting. Ik merk wel op dat de ‘stichting derdengelden’ en de STAK zich laten karakteriseren als ‘doorgeefluik’; in de zuivere verschijningsvorm is daarbij een scheiding aangebracht tussen de juridische en economische gerechtigdheid tot de gelden in beheer van dergelijke stichtingen. Van een ‘uitkering’ door deze stichtingen in de zin van artikel 2:285, lid 3 BW is geen sprake, zodat het nieuwe artikel 2:290 BW op de STAK of de ‘stichting derdengelden’ gebruikelijk niet van toepassing zal zijn. Van de overige verschijnings- en gebruiksvormen van de stichting zal het merendeel naar mijn overtuiging onverminderd moeten voldoen aan de nieuwe interne registratieplicht. Sancties Dat het interne uitkeringenregister voor een stichting méér betreft dan enkel een specificering van de reeds bestaande administratieplicht, mag wel blijken uit het feit dat het niet of onjuist invullen van die plicht wordt gesanctioneerd. Overtreding van artikel 2:290 BW is daarbij toegevoegd onder ten 4° van artikel 1 van de Wet op de economische delicten (WED). Overtreding van de voorschriften in artikel 2:290 BW gesteld, geldt daarmee als economisch delict. De mogelijke sancties bij het begaan van dergelijk economisch delict, staan vermeld in artikel 6 WED. Denkbaar zijn: hechtenis van ten hoogste zes maanden, een taakstraf ofwel een geldboete van maximaal € 21.750 (vierde categorie in 2020). De exacte hoogte van de sanctie zal afhankelijk zijn van de concrete omstandigheden van het geval. Controles op naleving administreren en registreren In het wetgevend proces is niet nagegaan welke fiscale belangen er bij het administreren van uitkeringen gediend zijn en of registratie daarvan tot een hoger belastingopbrengst leidt. Hoe en in welke frequentie stichtingen gecontroleerd zullen worden op een juiste interne registratie van gedane uitkeringen, wordt uit de parlementaire geschiedenis niet bekend. Noch welke (overheids)instanties een stichting hierop kunnen aanspreken. Dat in ieder geval het Openbaar Ministerie, de FIOD en/of de Belastingdienst het uitkeringenregister praktisch graag zal gebruiken als extra instrument bij controles of (boeken)onderzoeken, lijkt een veilige veronderstelling. Nu de plicht tot het inrichten en bijhouden van het uitkeringenregister primair bij het stichtingsbestuur ligt, zal dit voorts kunnen betekenen dat de boekhouder of de accountant van de stichting controles gaat uitoefenen. Doel is dan na te gaan of de stichting correct aan de verplichtingen voldoet. Een stichting die ofwel vrijwillig ofwel verplicht is om een controle door een accountant te laten plaatsvinden (dat laatste op grond van subsidievoorwaarden, de statuten of de wet), kan de verwachting hebben dat in deze controle ook het interne uitkeringenregister wordt betrokken. Wanneer bij deze controles wordt geconstateerd dat het interne uitkeringenregister tekort schiet, dan lijken manco’s daarin veelal nog te kunnen worden hersteld. Een dergelijke controle vindt immers regulier plaats binnen afzienbare termijn na afloop van het boekjaar van de stichting. Het tijdsbestek tussen het ontstaan van het manco en de constatering daarvan is betrekkelijk kort. Constateert echter een overheidsinstantie, zoals de Belastingdienst, tekortkomingen in het interne uitkeringenregister dan kan dat plaatsvinden ruim nadat een boekjaar is verstreken en de jaarrekening ook is vastgesteld. Boekenonderzoeken en controles door de Belastingdienst kunnen zich uitstrekken tot de gehele navorderings- of naheffingsperiode van regulier vijf jaren. De ANBI-status van een stichting kan zelfs worden ingetrokken met een terugwerkende kracht die deze 5-jaarstermijn overtreft. Of de constatering door de Belastingdienst als dat het uitkeringenregister tekortschiet ook leidt tot sanctionering als genoemd in de WED, blijft nog een vraag. Anderzijds kent de fiscale wetgeving haar eigen sanctionering bij het onjuist naleven van de administratieplicht door een stichting. In het uiterste geval zal de administratie van de stichting door de Belastingdienst kunnen worden verworpen, hetgeen omkering van de fiscale bewijslast tot gevolg kan hebben. Maar het lijkt mij onwaarschijnlijk dat louter tekortkomingen in het interne uitkeringenregister van de stichting daartoe zullen kunnen leiden. Conclusie De jaren waarin stichtingen weinig met (fiscale) wet- en regelgeving van doen hadden, ligt al geruime tijd achter ons. De regeldruk neemt naar mijn ervaring ook voor non-profit instellingen enkel toe. Een deel van de regelgeving houdt voor stichtingen verband met de sector waarin zij actief zijn; een ander deel houdt voor de stichting slechts verband met haar rechtsvorm.   Voor ieder stichtingsbestuur is het daarmee van belang om kennis te hebben van die verplichtingen, zodat zij ook tijdig aan de nieuwe regelgeving voldoen. Met name voor menig bestuurder of penningmeester van een stichting waarvoor periodiek geen overleg plaatsvindt met de externe accountant of financieel specialist, kan deze wetgeving naar mijn indruk vervelende gevolgen hebben. Ik adviseer iedere stichtingsbestuurder om de impact van de nieuwe regelgeving voor de stichting te beoordelen, het interne uitkeringenregister in te richten en dit periodiek, ten minste jaarlijks, te actualiseren. Mocht u, uw stichtingsbestuur of uw stichting vragen hebben over deze nieuwe regelgeving, dan kunt u desgewenst vrijblijvend contact met mij opnemen om oplossingen te verkennen.